Az üzleti terv tulajdonképpen annak a leírása, hogy hogyan képzeljük el vállalkozásunkat a jövőben. Mindössze ennyiről van szó – egy dokumentum, amelyben leírjuk, mit kell tennünk és hogan tervezzük ezeket megtenni. Ha egy boríték hátuljára lefirkantunk pár sort, amely üzleti stratégiánkról szól, üzleti tervet írtunk, vagy legalábbis egy üzleti terv csíráját.

Az üzleti tervek segíthetnek számos feladatban azoknak, akik írják és olvassák őket. Használják befektetőket keresők arra, hogy elképzeléseiket bemutassák lehetséges és potenciális befektetőknek. Ugyancsak használhatják olyan vállalkozások, amelyek szeretnének meggyőzni kulcsfontosságú embereket, akiket alkalmazni kívánnak; olyanok, akik beszállítóikkal próbálnak elboldogulni, vagy akik azt szeretnék tudni, hogyan irányíthatnák jobban cégüket.

Tehát mit kell tartalmaznia egy üzleti tervnek, és hogyan rakjuk össze? Röviden összefoglalva: az üzleti terv vállalkozásunk céljait, a hozzájuk vezető stratégiákat, a lehetséges problémákat és azok megoldásait, a vállalkozás szervezeti struktúráját – beleértve a rangokat és felelősségeket, – és végül a tőke mennyiségét tartalmazza, amely ahhoz szükséges, hogy pénzelhessük vállalkozásunkat addig, amíg meg nem keresi a fennmaradásához szükséges pénzügyi forrásokat.

Hatásosnak tűnik? Az lehet, ha megfelelően rakjuk össze. Egy jó üzleti terv általánosan elfogadott irányelveket követ mind formájában, mind tartalmában. Egy üzleti tervnek három alapvető része van:

• A legelső a vállalkozás koncepciója, ahol is leírjuk a vállalkozás szerkezetét, az iparágat, az adott terméket vagy szolgáltatást, és azt, hogy hogyan akarjuk sikeressé tenni a vállalkozásunkat.
• A második a piacról szóló rész, amelyben feljegyezzük és elemezzük a lehetséges vásárlókat: kik ők és hol vannak, miért fognak vásárolni stb. Ugyanitt jegyezzük fel a konkurenciát, és azt, hogyan fogjuk őket legyőzni.
• Végül a pénzügyi rész, amely a pénzforgalmi megállapításokat, pénzügyi mérlegeket és egyéb pénzügyi mutatókat, mint például nyereségküszöb-elemzéseket tartalmazhatja. Ehhez a részhez szükségünk lehet a könyvelőnk segítségére és egy jó táblázatkezelő szofterre.

A három fő részt tovább bontva, az üzleti terv hét kulcspontot tartalmaz:

1. vezetői összefoglaló
2. a vállalkozás leírása
3. piaci stratégiák
4. versenyképesség-elemzés
5. fejlesztési terv
6. működési és irányítási terv
7. pénzügyi tényezők.

Ezen részek mellett az üzleti tervnek kell, hogy legyen borítója, címlapja és tartalomjegyzéke is.

Milyen hosszú legyen üzleti tervünk? Annak függvényében, hogy mire akarjuk használni, az üzleti terv bármilyen hosszú lehet, egy boríték hátulján elférőtől egy összetett üzlet tejles körű leírásáig, akár több, mint száz oldalig. Egy üzleti terv jellemzően 15-20 oldalas, de mindkét irányban jócskán eltérhetünk ettől.

Sok függ vállalkozásunk természetétől is. Ha egy egyszerű elképzelésünk van, leírhatjuk pár szóban is akár. Másrészt, ha egy új típusú vállalkozást indítunk vagy akár egy teljesen új iparágat, szükség lehet némi magyarázatra ahhoz, hogy üzenetünk célba érjen.

A terv célja meghatározza a méretét is. Ha dollármilliókat szeretnénk felhajtani egy kockázatos vállalkozás elindításához, rengeteg magyarázat és meggyőzés szükséges. Ha csak belső célra szeretnénk használni, meglévő vállalkozásunk irányítására, egy rövidebb változat is elég.

Kinek van szüksége üzleti tervre? Az egyetlen ember, akinek nincs szüksége üzleti tervre, az, aki nem vállakozik. Nincs szükség rá egy hobbi elkezdéséhez vagy megszokott munkánk elvégzéséhez. De bárki, aki kockázatos vállalkozásba kezd, vagy ki szeretné azt terjeszteni, és ez jelentős tőkét, energiát vagy időt igényel, valamint szeretne haszont is látni belőle, szánjon rá időt, hogy felvázoljon egy tervet.

• Kezdők. A klasszikus üzleti terv író az a vállalkozó, aki befeketetőt keres új vállalkozása beindításához. Sok-sok nagy cég kezdte papíron, terv formájában, amelyet arra használtak, hogy meggyőzzék a befektetőket, adják össze a szükséges tőkét az induláshoz.

A legtöbb könyv az üzleti tervek írása témájában ezeket a kezdő vállalkozókat célozza meg. Ennek egyetlen jó oka van: minthogy ők a legtapasztalatlanabbak a lehetséges terv írók között, valószínűleg ők fogják a legtöbbre becsülni a tanácsokat. Ugyanakkor hiba azt gondolni, hogy csak a kezdőknek van szüksége üzleti tervre. A vállalkozások tulajdonosai a cég létezésének bármely szakaszában hasznot húzhatnak belőlük, keressenek bár friss tőkét, vagy gondolkodjanak nyereségük befektetéséről.

• Megállapodott cégek, amelyek segítséget keresnek. Nem minden üzleti tervet írnak csillogó szemű vállakozók. Többet olyan vállalkozások vagy vállalkozásoknak írnak, amelyek rég túljutottak az induló szakaszukon. Például a WalkerGroup/Designs már egy biztos alapokon álló bolt-designer vállalkozás volt, amikor a cég alapítója, Ken Walker előjött az ötlettel, hogy oltalom alá vegyék és licenszeljék ruházati cégeknek és másoknak a 01-01-00 jelzést mint a közelgő millennium rövidítését. A fáradságos és költséges, az egész világra kiterjedő bejegyeztetés előtt üzleti tervet alkalmazott, eladási előrejelzésekkel, hogy meggyőzze a nagy kereskedőket arról, hogy jó ötlet a 01-01-00 termékeket forgalmazni. Segített az új befektetést nyerővé tenni jóval a nagy nap elérkezte előtt. A kereskedők jó előre bebiztosított támogatásával több, mint 45 licenszelő készítette el termékei skáláját csaknem a kezdetektől.

Az ilyen közepes méretű vállalkozások felvázolhatnak terveket, hogy befektetőket találjanak a növekedésükhöz, csakúgy, mint a kezdők teszik, bár a kívánt összegek jóval nagyobbak és a befektetők készségesebbek lehetnek. Szükségét érezhetik egy írott tervnek, hogy segítsék a már amúgy is gyorsan növekvő vállalkozást. Avagy értékes eszköznek tűnhet, hogy bemutassák a vállalkozás küldetését és kilátásait a vásárlóiknak, beszállítóiknak és másoknak.

Terv frissítési ellenőrző lista Itt következik hét ok, amelyeket nem árt megfontolni, mielőtt frissítjük üzleti tervünket. Ha csak egy is vonatkozik ránk, itt az ideje a frissítésnek.

1. Egy új pénzügyi periódus kezdődik. Frissíthetjük tervünket évenként, negyedévenként, vagy akár havonta is, amennyiben az iparágunk gyorsan változik.
2. Pénzügyi támogatásra van szükségünk. Hitelezők és egyéb pénzemberek igénylik a friss terveket, hogy segítsék őket pénzügyi döntéseikben.
3. Jelentős piaci változás történt. Változik az ügyfelek ízlése, átalakuló vásárlói trendek, és megváltozott szabályozási környezet egyaránt szükségessé teheti a tervek frissítését.
4. Cégünk kifejlesztett vagy épp kifejleszt egy új terméket, szolgáltatást vagy gyakorlatot. Ha a vállalkozás sokat változott az első tervünk megírása óta, ideje frissíteni.
5. Ha változás történt a vezetésben. Az új vezetőségi tagoknak friss információkra van szükségük a vállalkozásról és a céljairól.
6. Ha a vállalkozás átlép egy küszöböt, mint például új irodába költözött, átlépte az X millió forintos eladási határt, vagy a századik dolgozót alkalmazza.
7. A régi tervünk már nem fedi a valóságot. Lehet, hogy legutóbb rossz munkát végeztünk, de az is lehet, a dolgok gyorsabban változtak a vártnál. De ha nem vagyunk képben, írjuk újra.

A megfelelő terv Az üzleti terveknek sok közös elemük van, mint például a cash-flow előrejelzése és az értékesítési tervek. Sokuknak van közös céljuk, mint a pénzszerzés, vagy egy partner meggyőzése, hogy csatlakozzon a vállalkozáshoz. De az üzleti tervek nem hasonlítanak jobban egymáshoz, mint maguk a vállalkozások.

Vállalkozásunktól, és attól függően, hogy mire szeretnénk használni, szükség lehet más vállalkozók egészen más típusú üzleti terveire is. A tervek nagy mértékben eltérhetnek hosszukban, kinézetükben, részletességükben, és az üzlet különböző nézőpontjait helyezik előtérbe.

Az ok, amely a terv kiválasztását fontossá teszi az, hogy nagy befolyása van a terv egészének hatására. Azt szeretnénk, hogy a terv a lehető legjobban és legpontosabban mutasson be minket és vállalkozásunkat. Ez akkor is igaz, ha a tervet arra szánjuk, hogy egy kockázati tőke prezentáción mutassuk be, vagy sosem hagyja el irodánkat és belső stratégiai üléseinken kívül senki sem fogja látni.

Ha ruhát választunk egy fontos alkalomra, jó eséllyel olyat keresünk, amely az előnyeinket hangsúlyozza ki. Gondoljunk hasonlóképpen a tervekre is. Szeretnénk megmutatni vállalkozásunk pozitívumait, és biztossá tenni, megkapják az őket megillető figyelmet.

Tervtípusok Az üzleti terveket nagyjából négy csoportba különíthetjük el. Vannak nagyon rövid tervek, legyenek ezek a mini tervek. Vannak munkatervek, bemutató tervek és elektronikus tervek is. Mind különböző mennyiségű munkát igényelnek, de nem mindig arányosan a kapott eredménnyel. Ez annyit tesz, hogy egy munkaigényesebb terv nem garantáltan jobb egy rövidebbnél, attól függően, milyen használatra szánjuk.

• A mini terv. Egytől tíz oldalig tartó terjedelemben, legalább felületesen foglalkozva olyan kulcskérdésekkel, mint az üzleti elvek, anyagi szükségletek, értékesítési terv és pénzügyi megállapítások, beleértve a pénzforgalmat, bevételi előrejelzéseket és pénzügyi mérlegeket is. Remek módja annak, hogy gyorsan megvizsgáljuk az üzleti elveket vagy lemérjük egy lehetséges partner vagy kisebb befektető érdeklődését. Értékes alapja lehet egy teljesen kidolgozott tervnek a későbbiekben. Óvatosan bánjunk azonban a mini tervekkel! Nem helyettesíthetik a teljesen kidolgozott terveket. Ha egy mini tervet küldünk egy olyan befektetőnek, aki átfogó tervet vár, nevetségesnek tűnhetünk.
• A munkaterv. A munkaterv egy olyan eszköz, amelyet a vállalkozásunk üzemeltetésére használhatunk. Hosszúnak kell lennie a részleteket illetően, de rövidnek a bemutatáskor. Miként a mini tervnél, megengedhetünk magunknak némileg magasabb szintű nyíltságot és fesztelenséget, amikor munkatervet készítünk.

Egy olyan terv, amelyet szigorúan belső használatúnak szánunk, így nélkülözhet néhány, külső személy számára egyébként fontos elemet. Valószínűleg nem szükséges hozzáfűzni a vezetők életrajzát függelékként. Ugyancsak nem származik előny a munkatervbe illesztett, a terméket ábrázoló fényképekből.

A külcsín meglehetősen más egy munkaterv esetében. Nem fontos, hogy jó minőségű papírra legyen nyomtatva és díszes borítója legyen. Egy régi iratgyűjtő a “terv” szóval a borítóján tökéletesen megfelelő.

A tények és számok belső konzisztenciája ugyanolyan döntő tényező a munkatervnél, mint a külvilág számára szólóknál. Nem kell annyira pontosnak lennie ugyanakkor olyan dolgokban, mint a gépelési hibák, az üzleti stílusnak való tökéletes megfelelés, a dátumformátumok egységessége stb. Ez a dokumentum olyan, mint egy szövetnadrág, amelyet szombatonként viselünk, vagy egy öreg teherautó, amely sosem romlik el. Arra van hogy használjuk, nem pedig, hogy csodáljuk.

• A bemutató terv. Ha veszünk egy munkatervet, a maga halvány külsejével és hatásával, és többet törődünk a kinézettel, egy bemutató tervet kapunk. Ez a terv már alkalmas arra, hogy bankároknak, befektetőknek és más cégen kívülieknek bemutassuk.

Majdnem minden információ ugyanaz lesz a bemutató tervben, mint a munkatervben, de a stílus némileg más. Például a szokásos üzleti nyelvet célszerű használni, elhagyva az informális zsargont, szlenget és rövidítéseket, amelyek hasznosak a munkahelyen, és megfelelőek a munkatervben. Tartsuk észben, az olvasóknak nem lesznek ismerősek vállalkozásunk eljárásai. A munkatervvel ellentétben nem emlékeztetőként, hanem bemutatóként használjuk.

További elemeket is hozzá kell majd adnunk. A befektetők követelményei közé tartoznak a versenytársak fenyegetése és a kockázatok is. Ha csak érintőlegesen tekintjük is ezeket fontosnak, el kell oszlatni a velük kapcsolatos aggodalmakat, gondoskodva ezen információkról.

A nagy különbség a bemutató és a munkaterv között a külső megjelenés részleteiben rejlik. A munkatervet kinyomtathatjuk az irodai nyomtatóval, majd összetűzhetjük az egyik sarkukon. A bemutató tervet jó minőségű, lehetőleg színes nyomtatóval nyomtassuk. Szakszerűen köttessük be egy brosúrába, amely tartós és könnyen olvasható. Grafikákat is tartalmaznia kell, mint például diagramokat, grafikonokat, táblázatokat és illusztrációkat.

Elengedhetetlen, hogy a bemutató terv pontos és belsőleg konzisztens legyen. Egy hibát egy ellenszenves kívülálló megtévesztésként értelmezhet. A legjobb esetben is gondatlannak fogunk tűnni. Ha a terv összefoglalója leírja, hogy 40 MFt pénzügyi támogatásra van szükségünk, de ha pénzforgalmi előrejelzés 50 MFt támogatást mutat az első évben, azt gondolhatjuk, mindössze elfelejtettük frissíteni az összefoglalót, hogy az új számokat mutassa, de a befektetők, akiktől a pénzt várjuk, valószínűtlen, hogy ilyen jószívűek lesznek.

• Az elektronikus terv. Az üzleti tervek többségét valamilyen számítógépen állítják össze, kinyomtatják és a papír változatot mutatják be. De egyre több és több üzleti információ, amelyet régen kizárólag papíron adtak át a résztvevő felek, ma már elektronikusan küldik. Tehát helyénvaló lehet egy elektronikus változatot kéznél tartani. Egy elektronikus terv jól jöhet, ha a bemutatót egy csoportnak prezentáljuk egy kivetítőn, vagy hogy kielégítsük egy megkülönböztetett befektető igényét, aki szeretne elmerülni a komplex táblázatok adatainak mélyére.

Látogasson el újra hozzánk, hogy elolvassa cikkünk következő részét! Ha értesítést kíván kapni, akkor iratkozzon fel hírlevelünkre itt.