A kerti hasonlatok egy üzleti tervre is érvényesek. Miután meghatároztuk az alapvető céljainkat és feladatainkat, rendszeresen újra kell értékelnünk őket, hogy biztosak lehessünk benne: jó úton haladunk. Felül kell vizsgálnunk számításainkat, ha megváltoztak a körülmények. Nem szabad azonban túlzásokba esnünk. Nem szükséges naponta újra értékelni az üzleti tervünket, és túl sok időt sem érdemes arra pazarolnunk, hogy a következő 12, 24 vagy 36 hónapra előre tervezzünk, elhanyagolva ezzel a vállalkozásunk napi, operatív teendőit.

A legfontosabb azonban: ne arra használjuk az üzleti tervet, hogy megfedjük magunkat vagy dolgozóinkat, ha egy célt nem sikerül elérni, vagy egy számítás hibásnak bizonyul. Vegyük figyelembe, hogy bár az üzleti tervünk egy egyenes útnak tűnik A és B pontok között, valószínű, hogy ezen az úton számos akadállyal fogunk szembesülni mielőtt célba érünk.

Üzleti tervezés a változások kezelésére Ha bölcsen használjuk üzleti tervünket, akkor nem csak az első befektetés vagy hitel megszerzésében lesz a segítségünkre, hanem a vállalkozásunk szerves részévé válik és elősegíti annak fejlődését. Részletezi a végső célkitűzéseinket és az ezek eléréséhez szükséges lépéseket. Így például: növelni a piaci részesedésünket, javítani a haszonkulcsunkon, új piacokat szerezni, vagy gondolhatunk akár a vállalkozásunk eladása is hosszú távon.

Elkészítése létfontosságú amennyiben a puszta fennmaradásnál többet szeretnénk elérni vállalkozásunkkal. Lehet, hogy mi nem szeretnénk változtatni, de a vásárlók és a konkurencia változni fog. Jobb, ha felkészülünk rá: a piac ahol tevékenykedünk, változásokon fog keresztülmenni, függetlenül attól, hogy mi szeretnénk-e vagy sem.

Hogyan lehet az üzleti terv a segítségünkre vállalkozásunk mindennapjaiban? Egyértelműen tisztáznunk kell a fő feladatainkat. Ezeknek együttesen egy olyan célt kell alkotniuk, amelynek elérése érdekében nekünk, és beosztottainknak együtt kell dolgoznunk. Egyébként mindenkinek tisztában kell lennie ezzel a céllal az eredeti üzleti terv nélkül is.

Ehhez hasonlóan mindenkinek tisztában kell lennie a vállalkozásban betöltött szerepével is, hogy segíthesse a céljainak elérésében. Ezt általános eligazításokkal és személyes értékelésekkel tudjuk elérni. Az üzleti terv segítségével minden munkatársunk tisztában lehet mind a saját, mind pedig a vállalkozás prioritásaival. Ezzel elősegítjük, hogy minden üzleti döntés egymással összefüggésben, azonos kontextusban szülessen meg. Amennyiben egy jelentősebb ajánlat vagy tevékenység nem illik bele az üzleti tervbe, akkor annak létjogosultsága valószínűleg kétséges.

Eltérhetünk-e, az üzleti tervtől? Az üzleti tervnek nem szabad annyira merevnek lennie, hogy háttérbe szorítsa a kreativitást és az innovációt. Sok esetben az különbözteti meg a kisebb vállalkozásokat nagyobb társaiktól, hogy gyorsan képesek felismerni egy jó ötletet. Ha egy új lehetőség merül fel, amit nem láttunk előre az üzleti tervben, ne vessük el, pusztán azért mert nem szerepelt az eredeti elképzelésekben.

Ellenben próbáljuk meg az eredeti terveinkkel összhangba hozni. Tegyük fel a kérdést: Ha teljesen új úton indítja el a vállalkozásunkat, milyen hatással lesz ez a többi stratégiai célunkra? Valóban érdemes belekezdenünk, vagy csak a figyelmünket és a forrásainkat fogja elvonni a valóban fontos dolgoktól?

Milyen gyakran ellenőrizzük az üzleti tervünket? Ha minden nap az üzleti tervünkhöz kell folyamodnunk, hogy megtudjuk, mit kell tennünk, akkor rosszul írtuk meg. Az üzleti terv nem egy bevásárló lista. Sokkal inkább egy viszonyítási eszköz, amelynek segítségével összehasonlíthatjuk jelenlegi helyzetünket, azzal, hogy hol kellene lennünk a terv szerint, illetve, hogy hová szeretnénk eljutni.

Amikor ellenőrizni szeretnénk a vállalkozásunk aktuális helyzetét, ki kell választanunk néhányat az üzleti tervben felsorolt teljesítménymutatók közül, és ezek alapján meg kell határoznunk, hogy a megfelelő irányba haladunk-e vagy sem.

Az utóbbi esetben meg kell értenünk, hogy mi is a probléma. Olyan külső tényezők merültek fel, amelyeket nem vettünk figyelembe - talán egy versenytársunk állt elő valami újjal? Esetleg egy országos gazdasági probléma hatására csökkent a termékünk iránti kereslet, vagy árfolyamzuhanás az ok?

Belső problémáink vannak, amelyek akadályozzák a fejlődést? Ilyenek a fontos munkatársak elvesztése, gyártási problémák vagy elégtelen kapacitás a vevői igények kielégítésére. De az is előfordulhat, hogy egyszerűen hibásak voltak a számításaink. Ilyenkor lehet, hogy a terv újraértékelése jelenti a megoldást.

Mit tegyünk, ha az üzleti tervünk hibás? Amennyiben a számításaink és prognózisunk alapos kutatáson alapult, meg kell értenünk miért tértek el a valós adatok a tervezettektől és ez alapján módosítanunk kell az üzleti tervet. Az üzleti terv állandóan változik. Soha nem tudhatunk mindent előre, ezért ne várjuk el az üzleti tervtől, hogy minden problémánkra választ adjon. A feladata az, hogy a távoli horizonton tartsa a szemünk. Amíg a mindennapok problémáival foglalkozunk, nem szabad elfelejtenünk, hogy mik a vállalkozásunk valódi céljai.